Nicht jeder Einsatz ist ein Notfall: Großveranstaltungen wie Konzerte, Sportevents oder Feste werden beim Kommando oft schon Monate im Voraus angemeldet und dann sorgfältig vorbereitet, damit die Sicherheit von Teilnehmer:innen und Besucher:innen in allen Situationen – von erwartbar bis unplanbar – garantiert ist.
Herbst 2022. Beim Kommando wird für Juni 2023 das Großevent Sport Austria Finals angemeldet. Dann werden über vier Tage hinweg bis zu 30 Parallelveranstaltungen in und außerhalb des Grazer Stadtgebiets stattfinden. Erwartet werden etwa 6.500 Teilnehmer:innen, zuzüglich der Betreuerstäbe plus die Besucher, deren Zahl im fünfstelligen Bereich liegen soll. Selbstverständlich, dass dieses Event – an einem verlängerten Wochenende und gleichzeitig mit dem Nova Rock-Festival im Burgenland – für die interne Personalsuche eine enorme Herausforderung darstellen wird. Damit die Stabsmitarbeiter:innen ihre besonderen Stärken und Qualifikationen zum Einsatz bringen können, werden sie in ihren organisationsübergreifenden Führungsgrundgebieten (FGG) aktiv.
Das FGG 1, Personalwesen, erstellt den Personalplan, um den Bedarf an Sanitäter:innen und Notärzt:innen abzudecken. Das FGG 2, Erkundung und Lage, hat die Übersicht über die Einsatzstellen sowie notwendige Sicherheitsmaßnahmen (zum Beispiel Sonnen- und Regenschutz) zusammengefasst. Die Bereitstellung von Verpflegung, die Fahrzeugvergabe, die zusätzlich notwendige Ausrüstung (Faltzelte und Biertischgarnituren, Cool-Packs etc.) und medizinisches Equipment (in Absprache mit dem FGG 7a) liegen im Aufgabenbereich der FGG 4, Logistik und Versorgung. Das FGG 5, Öffentlichkeitsarbeit, erarbeitet zum Beispiel Informationen für die Marketing-Abteilung der Bezirksstelle. Der gesamte Ambulanzdienst wird von der FGG 6, Kommunikation bzw. Führungsunterstützung, mithilfe des Einsatztagebuchs dokumentiert, welches sich auch um BOS-Sprechgruppen, den Kommunikationsplan sowie generelle Teaminfrastruktur wie Laptops und Telefonie kümmert. Das FGG 7a, Ganzheitliche Betreuung - Ärztlicher Dienst, sorgt für die Besetzung und Unterweisung der Notärzt:innen sowie die notfallmedizinische Ausstattung an den einzelnen Einsatzstellen. Da in diesem Szenario keine große Zahl an Betroffenen sowie unbetroffenen Beteiligten zu erwarten ist, fällt dem FGG 7b, Ganzheitliche Betreuung – Psychosoziale Betreuung, keine formelle Funktion zu.
Alle Mitarbeiter:innen des Stabes finden und bearbeiten auch unspezifische Aufgaben und unterstützen bei den Vorbereitungen interdisziplinär: Zelte werden gemeinsam in die Rettungswägen geladen, Lunchpakete gepackt oder Informationsblätter für die Mannschaften auf Verständlichkeit gegenlesen.
All diese Stränge laufen beim FGG 3, Einsatzführung und Koordination (in Graz in Personalunion mit dem Chef des Stabes (CdS)), zusammen. Er vernetzt Informationen, erstellt Übersichten und verteilt noch ausstehende Aufgaben innerhalb des Teams weiter. Der CdS ist auch die Schnittstelle zu Partnern außerhalb des Stabs – sei es zum Bezirksgeschäftsführer, zur Rettungsleitstelle, zu den Gruppenleitern der einzelnen Dienstgruppen oder zum Offizier vom Dienst (OvD) des Regeldienstes. Die Gesamtheit des Einsatzes wird, wann immer notwendig, mit dem Kommandanten und seinem Stellvertreter abgestimmt. Sie sind über die Arbeit der Stabsmitglieder jederzeit in notwendigem Umfang informiert und können so kompetente Entscheidungen fällen.
Diese Kooperation macht die Sport Austria Finals zu einer sicheren Veranstaltung, bei der Teilnehmer:innen, Trainerstäbe und Gäste den Erfolg des jeweiligen Finalsiegers unbeschwert mitverfolgen konnten – ohne jemals zu wissen, was der Stab eigentlich getan hatte.