Qualitätsstandards für Freiwilligkeit
Das Österreichische Rote Kreuz ist nicht nur eine Organisation, für die Freiwillige ein zentrales Merkmal sind, sondern wir sind auch eine Organisation, für die Freiwilligkeit ein zentrales Anliegen ist. Aus diesem Grund sind uns auch die Elemente des Freiwilligenmanagements und der Freiwilligenkoordination von besonderer Relevanz und Wichtigkeit und wir verpflichten uns selbst zu adäquaten Rahmenbedingungen und zur professionellen Betreuung von Freiwilligen entsprechend unserer „Qualitätsstandards für Freiwilligkeit".
Vorwort
Als Rotes Kreuz ist es uns ein Anliegen; für unsere Freiwilligen professionelle Betreuung und adäquate Rahmenbedingungen zu gewährleisten. Freiwilligkeit ist eine tragende Säule in unserer Organisation und aus diesem Grund ist eine qualitativ hochwertige Verankerung von Freiwilligenmanagement und -koordination zentral. Die folgenden Qualitätsstandards stellen eine Basis für qualitätvolle Arbeit mit Freiwilligen im Österreichischen Roten Kreuz dar.
Sie spiegeln die hohe Bedeutung und Wichtigkeit von Freiwilligkeit für die Organisation wider und legen den Grundstein für einen qualitätsvollen Umgang mit Freiwilligen.
Die Darstellung der Qualitätsstandards orientiert sich am Freiwilligenzyklus bzw. den Phasen eines freiwilligen Engagements und diese stellen einen Rahmen zur Selbstevaluierung bzw. Organisationsentwicklung im Themenfeld Freiwilligkeit dar.
Einstieg:
Anfragen von Interessent_innen an einer Freiwilligentätigkeit (z.B. per E-Mail, Online-Formular, Anruf, …) werden zeitnah bearbeitet. Ein strukturiertes Erstgespräch unter Verwendung eines Leitfadens findet (unter Berücksichtigung der Aspekte im weiteren Freiwilligenverlaufs) statt.
Aktuelle Tätigkeitsprofile (Aufgaben, Anforderungen, Kompetenzen) für die angebotenen Freiwilligentätigkeiten sind existent, den Einsatzstellen bekannt und finden Verwendung.
Neue Freiwillige durchlaufen eine strukturierte Einarbeitungsphase. Sie erhalten wesentliche Unterlagen und Informationen über ihr Tätigkeitsfeld und den Leistungsbereich, in dem sie sich engagieren wie auch über ihre jeweilige Einsatzstelle und das Rote Kreuz generell.
Bindung:
Freiwillige erhalten für besondere Herausforderungen verbunden mit ihrer Tätigkeit im Roten Kreuz eine angemessene Form der Unterstützung. Hierfür stehen unterschiedliche, standardisierte Prozesse und Angebote in mehreren Ebenen (zB Compliance Ombudsstellen, SvE, Peer-Support,...) zur Verfügung.
Für Möglichkeiten zur Aus-, Fort- und Weiterbildung von Freiwilligen ist ausreichend gesorgt. Informationsmaterialien zu möglichen Aus-, Fort- und Weiterbildungen stehen interessierten Freiwilligen zur Verfügung.
In Abstimmung mit den jeweiligen Führungskräften werden Maßnahmen zur Wertschätzung und Anerkennung erarbeitet und umgesetzt. Führungskräfte suchen außerdem in regelmäßigen Abständen ein Gespräch mit dem/der Freiwilligen, um seine/ihre Bedürfnisse und Wünsche zu erfahren.
Die Meinung der Freiwilligen ist wichtig. Deshalb werden Möglichkeiten der aktiven Mitgestaltung geboten. Diese umfassen z.B. regelmäßigen Austausch oder Befragungen bzw. auch Formate für Reflexion. All diese Maßnahmen tragen überdies zu einer konstruktiven Feedbackkultur auf Augenhöhe bei.
Freiwilligen werden Entwicklungsmöglichkeiten (z.B. Fort- und Weiterbildungen auch außerhalb des fachlichen Themenbereichs, neue Aufgabenbereiche, …) geboten. Die Kriterien dafür sind transparent. Sobald sich ein Veränderungswunsch (z.B. vorgebracht im Gespräch) abzeichnet, werden andere mögliche Freiwilligentätigkeiten innerhalb des Roten Kreuzes angesprochen.
Freiwilligkeit (weiter)entwickeln:
Im Generalsekretariat und in jedem Landesverband gibt es zumindest eine_n fachlich qualifizierte_n, hauptamtliche_n Ansprechpartner_in, die/der explizit mit dem Thema Freiwilligenmanagement betraut ist. Sie/er unterstützt im Sinne einer Servicestelle in den Agenden des Freiwilligenmanagements.
Auf jeder Dienststelle gibt es zumindest eine fachlich qualifizierte Person in der Freiwilligenkoordination. Neben seiner/ihrer Expertenfunktion steht er/sie als Ansprechperson für Interessierte und bestehende Freiwillige zur Verfügung.
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz von Freiwilligen sind den Freiwilligenmanager_innen und Freiwilligenkoordinator_innen bekannt. Interessent_innen- und Freiwilligendaten werden DSGVO konform verarbeitet, gespeichert und dokumentiert.
Zur Unterstützung von Maßnahmen des Freiwilligenmanagements und der Freiwilligenkoordination (z.B. Wertschätzung und Anerkennung) sind auf allen Organisationsebenen angemessene Budgetmittel vorhanden.
Art und Umfang der freiwilligen Leistungen (insbesondere Anzahl der Freiwilligen in Köpfen und entsprechende Leistungsstunden je Leistungsbereich) werden erfasst und zumindest jährlich in Form von Kennzahlen und Statistiken offengelegt. Diese Kennzahlen werden auch bei entsprechenden Entscheidungen und Planungen berücksichtigt und tragen somit zu einer evidenzbasierten Entscheidungsfindung bei.
Das Thema Freiwilligkeit wird im Außenauftritt (z.B. Website, Folder, Plakate) auf allen Organisationsebenen sichtbar gemacht.
Freiwilligenmanagement bzw. Freiwilligenkoordination wird im Organigramm der jeweiligen Rotkreuz-Einheit abgebildet.
Der/Die Freiwilligenmanager_in bzw. Freiwilligenkoordinator_in ist mit den Verantwortlichen der Tätigkeitsbereiche in regelmäßigem Austausch (Schnittstellen).
Jede_r Freiwillige ist unfall- und haftpflichtversichert.
Es findet eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe statt. Unabhängig von etwaigen Hierarchieverhältnissen und Mitarbeiterformen erfolgt die Zusammenarbeit entsprechend den Grundsätzen und des Leitbildes. Ein wertschätzendes Miteinander ohne Berücksichtigung von Mitarbeitergruppe und Dienstleistungsbereich wird forciert.
Ausstieg:
Der Ausstieg wird aktiv begleitet, wenn sich Beendigung abzeichnet. Eine Checkliste zum Ausstieg (z.B. Schlüsselrückgabe, Dienstuniform) ist auf Dienststellenebene vorhanden und wird genutzt. Mit Ausscheiden eines/r Freiwilligen wird die künftige Datenverwendung und Kontaktpflege vereinbart und dokumentiert.
Ein Nachweis über die Dauer und die Art der Freiwilligentätigkeit wird beim formellen Ausstieg auf Wunsch ausgestellt.
